KI-Strategie für Unternehmen entwickeln: kostenlose Vorlage für den Mittelstand

KI-Strategie und 12-Monats-Roadmap

Unternehmen: [Firmenname] Erstellt von: [Name, Funktion] Version / Datum: [Version, Datum] Freigegeben durch die Geschäftsführung am: [Datum]

Diese Vorlage hilft Ihnen, eine KI-Strategie für Ihr Unternehmen selbst zu entwickeln. Sie besteht aus 12 Abschnitten und einem Anhang. Rechnen Sie mit 12 bis 18 Seiten im ausgefüllten Zustand.

Das Beispiel in jedem Abschnitt gehört zu einem fiktiven Großhändler mit 120 Mitarbeitenden (Technikbedarf, 4.500 Artikel, 800 aktive Kunden). Alle Angaben im Beispiel sind erfunden. Sie dürfen weder als Benchmark noch als Richtwert verstanden werden.

Hinweis: Der Abschnitt zu Recht und Risiko gibt einen Überblick, Stand Oktober 2026. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

Arbeitsweise in Kürze:

• Eine Person führt, die Geschäftsführung entscheidet.
• Fachbereiche liefern Zahlen und Prozesswissen.
• Schätzwerte sind erlaubt, wenn sie als Schätzung gekennzeichnet sind.
• Jede Tabelle darf Zeilen dazubekommen oder verlieren.

0. Die Strategie auf einer Seite

So füllen Sie das aus: Schreiben Sie diese Seite zuletzt. Sie ist für alle, die den Rest nicht lesen. Jede Zeile besteht aus höchstens zwei Sätzen.

Beispiel (fiktiv): Warum KI? Der Innendienst bindet rund 250 Stunden im Monat mit dem Erfassen von Bestellungen aus E-Mail und PDF. Wir wollen Aufträge schneller bestätigen und Fehler bei der Artikelzuordnung halbieren. Ziele: Erfassungszeit pro Bestellung von 5 auf 2 Minuten bis 30.06., Fehlerquote bei Artikelzuordnung von 4 % auf 2 %. Erste Fälle: Auftragseingang automatisieren, Wissensassistent für Produktdaten. Umsetzung: Plattform (n8n) mit einem KI-Modell für den Auftragseingang, Standardtool für den Wissensassistenten. Sponsor: Geschäftsführer Vertrieb. Budget: 30.000 € einmalig, 1.200 € im Monat laufend. Amortisation: rund 5 bis 9 Monate je nach Szenario.

1. Ausgangslage

So füllen Sie das aus: Beschreiben Sie nüchtern, wo Sie stehen. Gefragt sind Fakten, keine Wünsche. Fragen Sie ruhig bei den Mitarbeitenden nach, was sie schon mit KI tun. Die Ehrlichkeit dieses Abschnitts bestimmt die Qualität aller folgenden.

1.1 Geschäftsmodell und Engpässe

Beispiel (fiktiv): Verkauf von Technikbedarf an Handwerksbetriebe und Industriekunden. Engpässe: 1. Bestellungen kommen per E-Mail und PDF und werden von Hand ins ERP getippt. 2. Angebote für Sonderartikel dauern im Schnitt 2 Tage. 3. Produktwissen steckt in wenigen Köpfen. Druck: Kunden erwarten Bestätigungen am selben Tag. Der Innendienst hat zwei offene Stellen.

1.2 Heutige KI-Nutzung (einschließlich Schatten-KI)

So füllen Sie das aus: Schatten-KI bedeutet, dass Mitarbeitende KI-Werkzeuge ohne Wissen oder Freigabe des Unternehmens nutzen, zum Beispiel ein privates ChatGPT-Konto für Kundenmails. Laut Bitkom (Erhebung Sommer 2025, 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten) war das in 8 Prozent der Unternehmen weit verbreitet und in weiteren 17 Prozent kam es in Einzelfällen vor. Nur 29 Prozent der Befragten waren sicher, dass es bei ihnen nicht vorkommt. Gehen Sie also davon aus, dass es auch bei Ihnen Nutzung gibt, und fragen Sie ohne Vorwurf danach. Eine anonyme Kurzumfrage mit drei Fragen reicht: Welche Werkzeuge nutzen Sie? Wofür? Welche Daten geben Sie ein?

Beispiel (fiktiv): Aus der Umfrage (31 von 120 antworteten): Sieben nutzen ein privates ChatGPT-Konto für Mails, zwei lassen Kundenlisten zusammenfassen (Bewertung: stoppen und klären, weil Kundendaten betroffen sind), eine Person nutzt DeepL im Browser (ok, nach Prüfung der Konditionen). Offiziell freigegeben ist bisher nichts.

1.3 Systeme und Daten im Überblick

Beispiel (fiktiv): ERP: Branchenlösung, Schnittstelle vorhanden, Artikelstamm mit 4.500 Artikeln, Datenqualität 3. CRM: HubSpot, Schnittstelle vorhanden, Qualität 2 (viele Dubletten). Dateiablage: Microsoft 365 SharePoint, Qualität 2 (gewachsene Ordner). E-Mail: Microsoft 365. Buchhaltung: DATEV.

1.4 Reifegrad-Selbsteinschätzung

So füllen Sie das aus: Bewerten Sie jede Dimension von 1 bis 4. Wählen Sie die Stufe, bei der alle Aussagen weitgehend zutreffen. Im Zweifel die niedrigere. Lassen Sie mindestens drei Personen unabhängig bewerten und besprechen Sie große Abweichungen. Das Ergebnis zeigt, wo Sie Vorarbeit brauchen, und ist kein Urteil über das Unternehmen.

Auswertung: Dimensionen mit Stufe 1 sind Voraussetzungen, die Sie in den ersten 90 Tagen angehen sollten. Liegt der Durchschnitt unter 2, wählen Sie einen Anwendungsfall mit wenig Systemanbindung (etwa einen Assistenten für Texte und Wissen) oder starten mit kleinem Umfang, Entwürfen statt Direktbuchung und Parallelbetrieb zur Handarbeit. Ab 3 sind Automatisierungen mit Systemanbindung realistisch. Die Stufen sind eine Selbsteinschätzung und keine genormte Methode.

Beispiel (fiktiv): Strategie 1, Prozesse 2, Daten 2, Systeme 3, Menschen 2, Regeln 1. Durchschnitt 1,8. Konsequenz: Regeln und Tool-Register zuerst (Stufe 1). Weil der Durchschnitt unter 2 liegt, startet der Pilot klein: Das System legt im ERP nur Entwürfe an und läuft zunächst parallel zur Handarbeit.

2. Ziele

So füllen Sie das aus: Leiten Sie 3 bis 5 Ziele aus den Unternehmenszielen ab. Ein gutes Ziel nennt eine Kennzahl, einen Ausgangswert, einen Zielwert und einen Termin. „Wir wollen effizienter werden“ ist kein Ziel. „Die Erfassungszeit pro Bestellung sinkt bis zum 30.06. von 5 auf 2 Minuten“ ist eins. Messen Sie den Ausgangswert jetzt, nicht später.

Beispiel (fiktiv):

3. Anwendungsfälle sammeln

So füllen Sie das aus: Ein Anwendungsfall ist ein konkreter Ablauf, in dem KI eine Aufgabe übernimmt oder vorbereitet, zum Beispiel „Bestellungen aus E-Mail ins ERP übernehmen“. Sammeln Sie breit, bewertet wird später. Drei Methoden haben sich bewährt.

Methode 1, Prozessliste pro Abteilung: Jede Fachbereichsleitung listet ihre zehn zeitaufwendigsten wiederkehrenden Tätigkeiten mit geschätzter Häufigkeit und Dauer. Typische Auslöser sind Tätigkeiten, bei denen jemand liest, abtippt, weiterleitet oder zusammenfasst.

Methode 2, Interviews: Sprechen Sie mit den Menschen, die den Ablauf täglich bearbeiten, nicht nur mit den Leitungen. Die Leitfragen finden Sie im Anhang B.

Methode 3, Beispielfälle: Bitten Sie zu jedem Kandidaten um zwanzig echte Beispielfälle. Daran sehen alle, wie einheitlich oder uneinheitlich die Eingänge sind.

Gesamtliste der gesammelten Ideen:

Steckbrief pro Anwendungsfall

Kopieren Sie diesen Steckbrief für jeden Fall, der in die engere Wahl kommt (etwa 5 bis 10 Stück).

Beispiel (fiktiv), Steckbrief A1: Auftragseingang automatisieren. Abteilung Innendienst. Problem: Bestellungen kommen per E-Mail und PDF in einem Sammelpostfach und werden von Hand ins ERP übertragen. Gewünscht: Die Bestellung wird gelesen, Artikel werden zugeordnet, der Auftrag wird im ERP als Entwurf angelegt, nur Abweichungen gehen zur Prüfung. Eingang: E-Mail, PDF, teils Excel. Fallzahl 3.000 pro Monat, 5 Minuten pro Fall. Sonderfälle: rund 25 % (Kundenartikelnummern, Abkürzungen). Systeme: Microsoft 365, ERP. Personenbezug: Namen von Ansprechpartnern. Bei Irrtum: falscher Artikel, fällt bei der Prüfung der Abweichungen auf. Prüfung: Innendienst. Betrifft Beschäftigte: nein.

4. Bewerten und priorisieren

So füllen Sie das aus: Bewerten Sie jeden Anwendungsfall in der Matrix. Jedes Kriterium bekommt eine Zahl von 1 bis 5 (Skala unten). Dann bilden Sie getrennt für Nutzen und für Machbarkeit den gewichteten Durchschnitt. Bewerten Sie im Team und nicht allein, und vergeben Sie die Noten, bevor Sie die Summen ausrechnen, damit das Ergebnis nicht zum Wunsch passend gedreht wird.

4.1 Skala und Gewichte

Die Werte 2 und 4 liegen jeweils dazwischen. Rechenbeispiel A1: Nutzen = (3 × 5 + 2 × 4 + 1 × 3 + 1 × 2) / 7 = 4,0. Machbarkeit = (3 × 3 + 2 × 4 + 2 × 4 + 2 × 4 + 1 × 4) / 10 = 3,7. Die Stundenschwellen sind Vorschläge für ein Unternehmen mit etwa 100 bis 500 Mitarbeitenden. Passen Sie sie an Ihre Größe an.

Rechnung: Nutzen = (3 × Zeit + 2 × Kosten + 1 × Qualität + 1 × Umsatz) / 7. Machbarkeit = (3 × Daten + 2 × System + 2 × Regeln + 2 × Risiko + 1 × Akzeptanz) / 10. Beide Ergebnisse liegen zwischen 1 und 5.

4.2 Bewertungstabelle

Beispiel (fiktiv):

4.3 Nutzen-Aufwand-Matrix

Tragen Sie die Ergebnisse in die Matrix ein. Der Aufwand ist hier die Kehrseite der Machbarkeit: hohe Machbarkeit heißt geringer Aufwand. Eine Zahl ersetzt nicht das Urteil: Fälle, die unter eine verbotene Praxis fallen oder voraussichtlich Hochrisiko-Systeme sind (Abschnitt 8), scheiden unabhängig vom Ergebnis aus oder werden nur mit Fachrat weiterverfolgt. Als Faustregel gilt 3,5 als Trennlinie, Sie dürfen sie anpassen, wenn Sie mehr Kandidaten im Feld „Quick Wins“ brauchen.

Beispiel (fiktiv): A1 ist ein Quick Win (Nutzen 4,0, Machbarkeit 3,7). A2 ist ein großes Projekt (Nutzen hoch, Machbarkeit 3,1, weil Preislogik und Sonderartikel erst sauber beschrieben werden müssen). A3 ist eine Füllaufgabe und lässt sich mit einem Standardtool nebenbei erledigen. A4 gehört zu Finger weg, unter anderem weil KI-Systeme zur Auswahl von Bewerbern zu den Hochrisiko-Systemen nach Anhang III der KI-Verordnung zählen können (siehe Abschnitt 8).

Auswahl: Wählen Sie für die ersten 90 Tage ein bis zwei Quick Wins. Planen Sie die großen Projekte für Quartal 2 bis 4. Halten Sie fest, warum Sie etwas ausgeschlossen haben.

5. Make or buy: Wie setzen wir um?

So füllen Sie das aus: Es gibt drei Wege, nämlich Standardtools, Automatisierungsplattformen und eigene Lösungen. Wählen Sie pro priorisiertem Anwendungsfall den einfachsten Weg, der das Ziel erreicht. Preise und Funktionen ändern sich häufig, prüfen Sie sie direkt beim Anbieter.

Entscheidungskriterien: Bewerten Sie jede Option mit 1 (schlecht) bis 5 (gut). Die Option mit der höchsten Summe ist ein Vorschlag, keine Pflicht.

Zur Abhängigkeit vom Anbieter: Prüfen Sie, ob Sie Ihre Daten, Prompts und Abläufe exportieren können, ob sich das KI-Modell austauschen lässt und welche Kündigungsfristen gelten. Plattformen, in denen das Modell nur ein austauschbarer Baustein ist, sind hier im Vorteil. Notieren Sie die Antwort in der Zeile „Abhängigkeit vom Anbieter“.

Beispiel (fiktiv): Für A1 fällt die Wahl auf eine Plattform (n8n) mit einem KI-Modell zum Auslesen der Bestellungen und einer Schnittstelle zum ERP, weil der Ablauf Systeme verbindet. Für A3 reicht ein Standardtool mit Zugriff auf die freigegebenen SharePoint-Ordner. Die Individuallösung wird für keinen Fall gebraucht.

6. Daten und Systeme

So füllen Sie das aus: Gehen Sie für jeden priorisierten Anwendungsfall durch, welche Daten er braucht und ob Sie diese verwenden dürfen und können. Hier zeigt sich oft der größte Teil des Aufwands. Laut Bitkom (Erhebung 2026) nennen KI-Anwender als große Kostenposten Infrastruktur (51 Prozent), Datenaufbereitung (50 Prozent) und die Anbindung an bestehende Systeme (41 Prozent). Rechnen Sie das in Ihren Business Case ein. Ob für Ihr Vorhaben Fördermittel infrage kommen, erklärt der Beitrag KI-Förderung für Unternehmen.

Prüffragen zu Hosting und Datenschutz:

Datenreife: Prüfen Sie vor dem Start an 20 echten Fällen, ob die Daten für den Anwendungsfall reichen: Sind Pflichtangaben vorhanden, einheitlich und aktuell? Wer pflegt sie künftig? Fällt die Prüfung schlecht aus, ist die Datenaufbereitung der erste Schritt des Projekts und gehört ins Budget.

Hinweis: Verarbeitet ein Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, erfolgt das nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO auf Grundlage eines Vertrags. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO ist nötig, wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten von Personen hat, insbesondere bei neuen Technologien. Ihr Datenschutzbeauftragter oder Ihre Datenschutzberatung entscheidet im Einzelfall.

Beispiel (fiktiv): A1 nutzt E-Mails und PDF aus dem Sammelpostfach (Qualität 3), den Artikelstamm aus dem ERP (Qualität 3) und eine Liste der Kundenartikelnummern in Excel (Qualität 2, muss bereinigt werden). Personenbezug: Name und Telefonnummer von Ansprechpartnern. Aufbereitung: Kundenartikelnummern bereinigen, rund 3 Personentage. Anbieter: Verarbeitung in der EU, Vertrag zur Auftragsverarbeitung wird vor Start geschlossen.

7. Governance: Rollen, Entscheidungen, Regeln

So füllen Sie das aus: Klären Sie, wer was entscheidet. Mittelständische Unternehmen brauchen dafür kein Gremium mit Satzung. Eine Person mit Entscheidungsbefugnis und ein kleiner Kreis, der sich alle zwei bis vier Wochen kurz abstimmt, reicht.

7.1 Rollen

Die Bundesnetzagentur stellt klar, dass die KI-Verordnung weder einen KI-Beauftragten noch Zertifikate vorschreibt (Art. 4, Stand Oktober 2026). Die Rolle „KI-Verantwortliche/r“ ist hier eine Organisationsentscheidung, keine Pflicht.

7.2 Entscheidungsweg

Beispiel (fiktiv): Neues Tool: KI-Verantwortliche entscheidet nach Prüfung durch IT und Datenschutz innerhalb von 10 Arbeitstagen. Anwendungsfall mit Personendaten: Sponsor entscheidet nach Stellungnahme des Datenschutzes. Piloten starten und stoppen: Sponsor auf Vorschlag des Fachbereich-Owners.

7.3 KI-Richtlinie

Eine kurze Richtlinie sagt allen Mitarbeitenden, welche Werkzeuge sie nutzen dürfen, welche Daten sie eingeben dürfen und wer Ergebnisse prüft. Bitkom empfiehlt Arbeitgebern, solche Regeln festzulegen, einschließlich der Frage, welche Tools zu welchem Zweck genutzt werden dürfen. Nach der Bitkom-Erhebung 2025 hatten erst 23 Prozent der Unternehmen Regeln aufgestellt. Eine fertige Vorlage dazu finden Sie unter KI-Richtlinie-Vorlage.

7.4 Tool-Register

Führen Sie eine Liste aller KI-Werkzeuge, die im Unternehmen im Einsatz sind. Sie ist die Grundlage für Datenschutz, Kosten, Schulung und die rechtliche Einordnung.

Beispiel (fiktiv): Microsoft Copilot (Wissensassistent, Vertrieb und Innendienst, interne Produktdokumente, Vertrag im Rahmen des Microsoft-Vertrags vorhanden, minimales Risiko, KI-Verantwortliche, geprüft am 15.01.).

8. Recht und Risiko

Dieser Abschnitt gibt einen Überblick, Stand Oktober 2026. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Lassen Sie kritische Fälle von Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Fachkanzlei prüfen.

8.1 Die Risikoklassen der EU-KI-Verordnung in einfachen Worten

Die KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) teilt KI-Systeme laut Bundesnetzagentur in vier Stufen ein. Als Unternehmen, das KI-Systeme einsetzt, sind Sie „Betreiber“. Wer KI-Systeme entwickelt und anbietet, ist „Anbieter“ und hat weitergehende Pflichten.

Quellen für die Stufen und Verbote: Bundesnetzagentur, Fragen und Antworten zur KI-Verordnung. Quellen für die Fristen: Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus, in Kraft seit 27. Juli 2026 laut IHK) und die Auswertung von Heuking.

Hinweis: Die Omnibus-Änderung verschiebt vor allem die Hochrisiko-Pflichten. Die Pflicht zur KI-Kompetenz (Art. 4) und die Transparenzpflichten nach Art. 50 bleiben davon im Kern unberührt. Prüfen Sie Fristen vor wichtigen Entscheidungen noch einmal in der aktuellen Fassung.

8.2 KI-Kompetenz (Art. 4)

Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, müssen laut Bundesnetzagentur Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Die Bundesnetzagentur nennt, was nicht vorgeschrieben ist: ein bestimmtes Kompetenzniveau je Person, formalisierte Trainings, externe Zertifikate und ein KI-Beauftragter. Sie empfiehlt, die Maßnahmen gut zu dokumentieren (Art, Umfang, Zeitpunkt, Teilnehmende, Auswertung, Auffrischung). Das Schulungsformular in Abschnitt 9 ist darauf ausgelegt.

8.3 Datenschutz (DSGVO)

Prüfen Sie für jeden Anwendungsfall, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden. Wenn ja: Rechtsgrundlage klären, Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen (Art. 28 DSGVO), Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen (Art. 35 DSGVO), Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzen und Mitarbeitende sowie Betroffene informieren.

8.4 Mitbestimmung (BetrVG)

Gibt es einen Betriebsrat, binden Sie ihn früh ein. Drei Vorschriften sind besonders relevant:

• § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Der Betriebsrat hat mitzubestimmen bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Das Gesetz stellt auf die Eignung zur Überwachung ab, auch ein Werkzeug ohne diese Absicht kann also erfasst sein.
• § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG: Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz rechtzeitig unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen unterrichten. Nach Abs. 2 sind die Maßnahmen und ihre Auswirkungen auf die Beschäftigten so rechtzeitig zu beraten, dass Vorschläge und Bedenken bei der Planung berücksichtigt werden können.
• § 80 Abs. 3 Satz 2 BetrVG: Muss der Betriebsrat die Einführung oder Anwendung von KI beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen insoweit als erforderlich.

Praktisch heißt das: Sprechen Sie vor dem Pilot mit dem Betriebsrat, erklären Sie Zweck und Datenflüsse und prüfen Sie, ob eine Betriebsvereinbarung sinnvoll ist.

8.5 Überblick und Prüfung

Beispiel (fiktiv): A1 und A3: keine verbotene Praxis, keine Entscheidung über Personen, keine Chatbot-Kundenkommunikation. Personenbezug begrenzt auf Geschäftskontakte, Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor Start, Folgenabschätzung laut Datenschutz nicht erforderlich (Begründung dokumentiert). Betriebsrat: Informationstermin in Woche 2 des 90-Tage-Plans, Betriebsvereinbarung „KI-Werkzeuge“ wird vorbereitet.

9. Menschen und Kompetenz

So füllen Sie das aus: Die beste Lösung scheitert, wenn niemand sie nutzt. Sagen Sie früh, warum Sie KI einführen und was sich für die Einzelnen ändert, und sagen Sie auch, was Sie noch nicht wissen. In der Bitkom-Erhebung 2026 bewerten 66 Prozent der Unternehmen die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten als gering, und 42 Prozent der KI-Nutzer nennen fehlende Akzeptanz der Mitarbeitenden als Hürde.

9.1 Schulungsplan (zugleich Dokumentation nach Art. 4)

Beispiel (fiktiv): Alle: 90 Minuten Einweisung inklusive Richtlinie, 3 Termine im Februar, Teilnahmeliste, Kurzfragebogen. Pilotnutzer Innendienst: 2 × 2 Stunden Workshop am echten Postfach mit den eigenen Beispielfällen.

9.2 Kommunikation und Umgang mit Ängsten

Beantworten Sie diese Fragen schriftlich und teilen Sie die Antworten mit der Belegschaft:

Machen Sie keine Zusagen, die Sie nicht halten können. Wenn Stellen nicht abgebaut werden sollen, sagen Sie es nur, wenn es auch gilt. Wenn offen ist, wie sich Aufgaben verändern, sagen Sie auch das.

9.3 Pilotnutzer

Wählen Sie für jeden Pilot 3 bis 8 Personen aus. Gut sind Menschen, die den Ablauf kennen, gern Dinge ausprobieren und offen Kritik äußern. Planen Sie wöchentlich 30 Minuten Austausch ein.

10. Business Case

So füllen Sie das aus: Rechnen Sie pro Pilot oder Anwendungsfall. Verwenden Sie die Zahlen aus dem Steckbrief und rechnen Sie mit einem vorsichtigen und einem erwarteten Szenario. Bedenken Sie: Gesparte Stunden sind zunächst freie Kapazität. Zu echter Einsparung werden sie, wenn Sie Überstunden abbauen, Stellen nicht neu besetzen oder die Zeit für Aufgaben nutzen, die Umsatz bringen.

Formeln:

• Zeitersparnis pro Monat in Stunden = Stunden heute pro Monat × Automatisierungsanteil
• Nutzen pro Monat in Euro = Zeitersparnis × Kostensatz je Stunde (Vollkosten inklusive Nebenkosten) + vermiedene Fehlerkosten + Zusatzumsatz
• Netto-Nutzen pro Monat = Nutzen pro Monat minus laufende Kosten pro Monat
• Amortisation in Monaten = einmalige Kosten geteilt durch Netto-Nutzen pro Monat

Zum Automatisierungsanteil: Er gibt an, welcher Teil der heutigen Arbeitszeit wegfällt. Er ist nicht der Anteil der Fälle, die vollautomatisch durchlaufen, denn auch die geprüften Fälle sparen Zeit oder kosten Prüfzeit. Schätzen Sie ihn vorsichtig und überprüfen Sie ihn nach dem Pilot.

Kosten, die Sie nicht vergessen sollten: Lizenzen und Modellnutzung, Einrichtung und Anbindung, Datenaufbereitung, Schulung, Betreuung und Anpassung im Betrieb, interner Zeitaufwand. Bitkom nennt als häufige Kostenposten bei KI-Anwendern Infrastruktur, Datenaufbereitung und die Integration in bestehende Systeme. Modellnutzung wird oft nach Verbrauch abgerechnet. Schätzen Sie die Menge (Fälle pro Monat mal Kosten pro Fall), planen Sie einen Puffer ein und legen Sie ein Monatslimit beim Anbieter fest, damit ein Fehler im Ablauf keine unerwartete Rechnung erzeugt.

Beispiel (fiktiv), Anwendungsfall A1 Auftragseingang: 3.000 Bestellungen im Monat zu je 5 Minuten ergeben 250 Stunden im Monat. Kostensatz 45 Euro je Stunde. Einmalige Kosten 30.000 Euro (Einrichtung, Anbindung ans ERP, Bereinigung der Kundenartikelnummern, Schulung). Laufende Kosten 1.200 Euro im Monat (Modellnutzung, Plattform, Betreuung). Fehlerkosten und Zusatzumsatz bleiben unberücksichtigt. Der Kostensatz von 45 Euro ist eine Annahme für das Beispiel.

Die Amortisation zählt ab dem Produktivstart. Rechnen Sie die Monate davor dazu: Dauert es im Beispiel drei Monate bis zum Start und fallen in dieser Zeit schon laufende Kosten an (33.600 Euro insgesamt), liegt die Amortisation gerechnet ab Projektbeginn bei rund 13 Monaten (vorsichtig: 33.600 / 3.300 gleich 10,2, plus 3) beziehungsweise rund 9 Monaten (erwartet: 33.600 / 5.550 gleich 6,1, plus 3). Wer nur die Zeit nach dem Start rechnet, sieht ein zu günstiges Bild.

Gesamtbudget für 12 Monate:

11. Roadmap

11.1 Pilot definieren

Ein Pilot ist ein begrenzter, zeitlich festgelegter Test mit echten Daten und echten Nutzern. Legen Sie vorher fest, woran Sie Erfolg und Abbruch erkennen. So vermeiden Sie, dass ein mittelmäßiger Pilot aus Gewohnheit weiterläuft.

Beispiel (fiktiv): Pilot A1. Umfang: Bestellungen von 60 ausgewählten Kunden, rund 20 % der Fälle, parallel zur Handarbeit in den ersten zwei Wochen. Dauer 8 Wochen. Erfolg: mindestens 60 % der Fälle ohne Korrektur, Fehlerquote bei der Artikelzuordnung höchstens 2 %, Innendienst bewertet die Entlastung mit mindestens 4 von 5. Abbruch: Fehlerquote über 4 % nach 4 Wochen, oder mehr als zwei Fehler, die erst beim Kunden auffallen. Entscheidung: Sponsor in der letzten Woche.

11.2 90-Tage-Plan

11.3 12-Monats-Plan

Beispiel (fiktiv): Q1: Richtlinie, Register, Schulung, Pilot A1 (Ende Q1 Entscheidung). Q2: A1 für alle Kunden, Wissensassistent A3 mit Standardtool einführen. Q3: Start A2 (Angebotsentwurf) nach Vorarbeit an Preislogik. Q4: Jahresauswertung, Überprüfung der Strategie.

12. Messen und nachsteuern

So füllen Sie das aus: Legen Sie fest, welche Zahlen Sie regelmäßig anschauen und wer sie liefert. Wenige Kennzahlen, dafür verlässlich. Messen Sie bei jedem Anwendungsfall dasselbe wie im Ausgangswert.

Rhythmus:

Wann ausweiten, anpassen, stoppen:

Beispiel (fiktiv): Nach 8 Wochen liegt der Anteil ohne Korrektur bei 55 %, die Fehlerquote bei 2,4 %. Entscheidung: Anpassen, 4 Wochen verlängern, Kundenartikelnummern nachpflegen, Ziel danach erneut prüfen.

Anhang A: Checkliste „Strategie fertig?“

Anhang B: Leitfragen für Interviews mit Fachbereichsleitungen und Sachbearbeitung

Planen Sie 45 Minuten pro Gespräch. Fragen Sie nach konkreten Beispielen aus der vergangenen Woche, nicht nach allgemeinen Eindrücken.

Zum Alltag:

1. Welche Tätigkeiten wiederholen sich bei Ihnen jede Woche am häufigsten?
2. Welche davon kosten am meisten Zeit? Wie viele Fälle sind es, und wie lange dauert ein Fall?
3. Welche Aufgaben erledigen Sie nur, weil es immer so war?
4. Wo tippen Sie Daten ab, kopieren sie von einem System ins andere oder suchen Informationen?
5. Was bleibt liegen, wenn jemand im Urlaub oder krank ist?

Zu Fehlern und Qualität:

6. Wo passieren die meisten Fehler oder Rückfragen? Was kosten sie?
7. Welche Aufgaben sind so uneinheitlich, dass sie kaum jemand außer Ihnen kann?
8. Welche Entscheidungen müssen immer ein Mensch treffen?

Zu Systemen und Daten:

9. Welche Systeme, Listen und Postfächer nutzen Sie dafür?
10. Wo liegen die Informationen, die Sie brauchen? Sind sie aktuell?
11. Gibt es Schnittstellen oder Exporte?

Zu KI heute:

12. Nutzen Sie oder Ihr Team KI-Werkzeuge? Welche, wofür, mit welchen Daten?
13. Was hat gut funktioniert, was nicht?

Zu Wünschen und Bedenken:

14. Welche Aufgabe würden Sie am liebsten abgeben?
15. Was würde Sie an einer Automatisierung stören oder beunruhigen?
16. Woran würden Sie merken, dass es besser geworden ist?
17. Wer im Team sollte den ersten Test begleiten?

Nach dem Gespräch: Tragen Sie jede genannte Aufgabe in die Gesamtliste in Abschnitt 3 ein und legen Sie für aussichtsreiche Fälle einen Steckbrief an.