RPA Software: Was RPA kann, welche Tools es gibt und wann KI besser passt

Was bedeutet RPA?

RPA steht für Robotic Process Automation, auf Deutsch robotergestützte oder robotergesteuerte Prozessautomatisierung. Mit „Robotern“ sind hier Programme gemeint, oft Bots genannt, keine Maschinen. Sie bedienen dieselben Anwendungen wie Ihre Mitarbeitenden: Sie öffnen Masken, lesen Felder aus, kopieren Werte von einem Programm ins andere und klicken auf Speichern.

Das Portal Wirtschaft Digital BW beschreibt als typische RPA-Aufgaben das Eingeben, Übertragen und Prüfen von Daten. Die Voraussetzung: Die Aufgaben folgen klaren Regeln, wiederholen sich regelmäßig und finden komplett am Rechner statt. Ein Umbau der IT-Landschaft ist dafür nicht nötig, weil der Bot über die Oberfläche arbeitet.

Man unterscheidet zwei Betriebsarten:

• Beaufsichtigt (attended): Der Bot sitzt auf dem Rechner einer Mitarbeiterin und startet, wenn sie ihn anstößt. Er nimmt ihr Teilschritte ab, etwa das Zusammensuchen von Kundendaten.
• Unbeaufsichtigt (unattended): Der Bot arbeitet selbstständig im Hintergrund, meist auf einem eigenen Server oder einer virtuellen Maschine, nach Zeitplan oder Auslöser.

RPA Beispiele aus dem Mittelstand

RPA spielt seine Stärken bei stabilen Abläufen aus, die mehrere Programme ohne gemeinsame Schnittstelle verbinden. Wirtschaft Digital BW nennt unter anderem diese Einsatzfelder:

• Einkauf: Lieferantenportale abfragen, Preise vergleichen, Nachbestellungen auslösen.
• Buchhaltung: Rechnungen erstellen, Stammdaten ändern, Formulare ausfüllen.
• Logistik: Bestände prüfen, Sendungen planen, Statusmeldungen verschicken.
• Kundenservice: E-Mail-Anhänge öffnen, Standardanfragen beantworten, komplexe Fälle weiterleiten.
• Controlling und Berichtswesen: Zahlen aus mehreren Systemen in einen Bericht übertragen.

Ein typisches Beispiel aus dem Großhandel: Ein Lieferant bietet seine Liefertermine nur in einem Webportal an. Ein Bot meldet sich jeden Morgen an, liest die Termine für offene Bestellungen aus und trägt sie ins ERP ein. Für eine solche Aufgabe ist RPA gut geeignet, weil der Ablauf immer gleich ist und es keinen anderen Zugang zu den Daten gibt.

Wo stößt RPA an Grenzen?

RPA kommt an Grenzen, sobald Eingaben unstrukturiert sind oder sich Oberflächen ändern. Ein Bot weiß, in welches Feld er klicken muss. Er versteht aber nicht, was in einer frei formulierten E-Mail steht.

Drei Schwächen sollten Sie kennen:

1. Abhängigkeit von der Oberfläche. Ändert ein Softwarehersteller eine Maske, muss der Bot nachjustiert werden. Wirtschaft Digital BW weist darauf hin, dass dies Unternehmen an veraltete Software binden kann.
2. Sicherheit. Bots greifen oft auf mehrere Systeme mit eigenen Zugangsdaten zu und brauchen deshalb besonderen Schutz.
3. Keine Bewertung von Inhalten. Bestellungen in zwanzig verschiedenen PDF-Layouts, Reklamationen in Freitext oder handschriftliche Lieferscheine überfordern klassisches RPA.

Hinzu kommt der Betrieb. Jemand muss die Bots überwachen, Fehlermeldungen bearbeiten und Änderungen nachziehen. Im Mittelstand ist das oft der Engpass, weil diese Aufgabe neben dem Tagesgeschäft in der IT landet.

RPA, Workflow-Tools und KI-Automatisierung: Was ist der Unterschied?

Der Unterschied liegt darin, wie die Software an die Daten kommt und ob sie Inhalte versteht. RPA bedient Oberflächen. Workflow-Tools wie n8n, Make oder die Cloud-Flows von Power Automate verbinden Systeme über Schnittstellen (APIs). KI-Automatisierung ergänzt beides um ein Sprachmodell, das Texte und Dokumente liest und einordnet.

In der Praxis verschwimmen die Grenzen. UiPath bezeichnet RPA als Weg, KI in bestehende Prozesse einzubinden, und kombiniert beides in seiner Plattform. n8n beschreibt sich selbst als Automatisierungsplattform, in der sich KI-Modelle von OpenAI, Anthropic, Google oder offene Modelle einbinden lassen. Entscheidend ist deshalb weniger der Produktname als die Frage, wie Ihr Ablauf an seine Daten kommt.

Was KI-Automatisierung genau ist und wo sie im Mittelstand hilft, erklären wir ausführlich im Artikel AI Automation.

RPA Software und Prozessautomatisierung-Tools im Überblick

Die folgende Tabelle zeigt bekannte Anbieter von RPA- und Prozessautomatisierungs-Software. Die Preise stammen von den Websites der Anbieter, Stand Oktober 2026, und können sich ändern.

Power Automate hat dabei eine Sonderrolle. Microsoft beschreibt die Desktop-Flows als RPA-Funktion, die auch ältere Anwendungen wie Terminal-Emulatoren bedienen kann. Viele Unternehmen mit Microsoft 365 haben damit bereits ein RPA-Werkzeug im Haus, ohne es zu nutzen.

RPA Software kostenlos: Open-Source-Werkzeuge

Neben den kostenlosen Community-Versionen gibt es Open-Source-RPA. Laut einer Übersicht von AIMultiple (Stand August 2026) gehören dazu Robot Framework (Apache-2.0-Lizenz), OpenRPA (MPL 2.0) und TagUI. Letzteres pflegt AI Singapore nicht mehr, es hängt jetzt an Freiwilligen aus der Community. Neuere Projekte wie Skyvern steuern Webseiten mit KI-Bildverständnis statt mit festen Klickpfaden.

Kostenlos bezieht sich dabei nur auf die Lizenz. Betrieb, Wartung und Fehlerbehandlung liegen vollständig bei Ihnen.

Welche Lösung passt wann?

Die richtige Wahl hängt vor allem von Ihren Systemen und der Art der Eingaben ab. Diese Faustregeln helfen bei der Entscheidung:

• Ihr ERP oder CRM hat Schnittstellen: Beginnen Sie mit einem Workflow-Tool. Das ist meist schneller gebaut und weniger störanfällig als ein Bot, der Masken bedient.
• Ein wichtiges System hat keine Schnittstelle: Hier ist RPA sinnvoll, etwa für ein altes Branchenprogramm oder ein Lieferantenportal.
• Die Eingaben sind E-Mails, PDFs oder Freitext: Sie brauchen einen KI-Schritt, der die Inhalte ausliest. Ob danach eine Schnittstelle oder ein Bot die Daten weitergibt, ist zweitrangig.
• Sie nutzen Microsoft 365 intensiv: Prüfen Sie zuerst Power Automate, bevor Sie eine weitere Plattform einführen.
• Sie wollen die Daten im eigenen Haus behalten: n8n lässt sich auf eigenen Servern betreiben, dazu ein KI-Modell, das ebenfalls lokal läuft.

Worauf Sie bei der Auswahl von RPA Software achten sollten

Bei der Auswahl zählen weniger die Funktionslisten als die Frage, wer die Automatisierung später betreut. Blue Prism nennt in seinem Ratgeber unter anderem diese Kriterien: einfache Einrichtung von Bots, beaufsichtigter und unbeaufsichtigter Betrieb, Fehlerbehandlung mit menschlicher Prüfung, Anbindung an Unternehmensanwendungen und Skalierbarkeit.

Für Mittelständler kommen aus unserer Sicht vier Fragen hinzu:

1. Wer pflegt die Abläufe? Wenn niemand intern Zeit hat, brauchen Sie einen Dienstleister oder ein Werkzeug, das Fachabteilungen selbst bedienen können.
2. Wo laufen Daten und Bots? Klären Sie Hosting-Region und Auftragsverarbeitung, bevor Kunden- oder Mitarbeiterdaten verarbeitet werden.
3. Wie entwickeln sich die Kosten? Lizenzen pro Bot, pro Nutzer oder pro Ausführung führen bei wachsenden Mengen zu sehr unterschiedlichen Summen.
4. Wie leicht kommen Sie wieder heraus? Abläufe in einem offenen Werkzeug lassen sich eher weiterverwenden als Bots in einer geschlossenen Plattform.

Einen breiteren Überblick über KI-Werkzeuge, auch jenseits der Automatisierung, finden Sie im Artikel KI-Tools für Unternehmen. Wenn Ihr Team Automatisierungen selbst bauen möchte, zeigen wir das in einem KI-Workshop mit n8n, inklusive Regeln für Kosten und Freigaben. Ein häufiger Startpunkt sind Eingangsrechnungen, mehr dazu unter Buchhaltung und Rechnungen.